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Sie beabsichtigen als Aussteller auf eine Messe zu gehen?
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Sie beabsichtigen als Aussteller auf eine Messe zu gehen? Dann sollten Sie früh mit Ihren Planungen beginnen. Denn nichts ist anfälliger für Pannen jedweger Art, für wirkungslos verpuffte Ausgaben, als die ad-hoc-Umsetzung einer spontanen Idee. Am Besten wird es sein, wenn Sie die Wunschmesse mindestens einmal unter diesem Gesichtspunkt als Gast besucht haben. Dabei beobachten Sie genau (und machen sich natürlich auch Notizen) die Besucher der Veranstaltung, welche Stände (z.B. einfache Mietstände) sie unbeachtet lassen – oder welche kunstvoll und doch praktisch eingerichteten Stand-Konstruktionen das besondere Interesse des Messe-Publikums an sich ziehen. Gleichzeitig erkundigen sie sich nach den Messebau-Firmen, deren Stände Ihnen oder den anderen Besuchern der Veranstaltung besonders gut gefallen haben. Zurück in der Firma entwickeln Sie ein Konzept für Ihren eigenen Auftritt. Welche Ziele und welche Strategien verfolgen Sie mit Ihrem eigenen Messestand? Jetzt ist es auch bereits Zeit mit dem Messeveranstalter über die Platzierung des Standes zu verhandeln und mit den vorausgewählten Messebauern Kontakt aufzunehmen. Fünf bis sechs Monate vor Ihrem Messeauftritt wird es ernst: Die Diskussionen müssen langsam zu Entscheidungen führen, die Größe, Art und Aufbau des Standes werden festgelegt; nach eingehender Prüfung der Konzepte und Kostenvoranschlägen der Messebau-Firmen wird der Partner (am besten mit internationaler Erfahrung) für seinen Systemstand oder den individuell angefertigten Stand ausgewählt und der entsprechende Auftrag erteilt. Denken Sie daran die benötigte Anzahl an Hotelzimmern möglichst in unmittelbarer Nähe der Messe zu buchen, die Bahn- oder Flugtickets zu ordern oder die notwendigen Fahrzeuge zu mieten. Auch eine Urlaubssperre in der Veranstaltungszeit (sowie davor und danach) ist sinnvoll, denn der Betrieb in der Firma muss ja weitergehen, auch wenn die halbe Mannschaft auf der Messe ist. Drei bis vier Monate vor dem Event müssen die Haushaltsmittel bereitgestellt werden, das ausgewählte Personal geschult, veranstaltungsbegleitende Maßnahmen (überregionale Werbung, Kongress-Beteiligung, etc.) beschlossen, Image-Broschüren überarbeitet und neu aufgelegt und die ersten Einladungen verschickt werden. Einen Monat vor Eröffnung der Messe sollten Sie alle Exponate zur Verfügung haben, der Zeitplan bis ins Detail durchstrukturiert sein und die letzten Vorbereitungen getroffen werden. Geschrieben von Ernst Anthofer ( vvc [at] gmx.de ) |
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