Tagesplanung

Um seine Arbeit richtig einzuteilen ist eine Tagesplanung sehr wichtig. Am besten ist es seinen Tagesplan am Vorabend zu erstellen, denn dadurch wird der Kopf freier und man geht viel vorbereiteter den nächsten Arbeitstag an. Natürlich hat auch der beste Tagesplan seine Feinde – nämlich unvorhergesehene Ereignisse und diese können eine noch so gut durchdachte Tagesplanung über den Haufen schmeißen.

Da heißt es dann, den Tagesplan herzunehmen und die vorgesehenen Arbeiten einer anderen Reihenfolge zu unterziehen, bzw. zu schauen ob man gewisse Arbeiten nicht vielleicht delegieren kann. Also gilt es auch schon im vorhinein sogenannte Pufferzeiten zu berücksichtigen um Störungen bzw. ungeplante Unterbrechungen in den Tagesplan unterbringen zu können – am besten ist es nur ca. 60 % der Arbeitszeit zu verplanen.

Die Tagesplanung soll man immer schriftlich machen, denn dann hält man sich immer daran und hat einen besseren Überblick über die Prioritäten der Aufgaben. Man kann am Ende des Arbeitstages die erledigten Arbeiten abhaken und nichterledigte auf den nächsten Tag übertragen. Weiters ist es besser die Tagesplanung am Vorabend zu machen, denn man kann dann nach einem Arbeitstag besser abschalten und der nächste Tag ist besser durchstrukturiert. Ein weiterer wichtiger Punkt wäre die Arbeiten in Zeitblöcken zu planen, denn somit gestaltet sich der Arbeitstag viel produktiver. Als Zeitblöcke sind gemeint, dass man z.B. einige Telefonate auf einmal erledigt oder E-Mails. Weiters ist es sehr effektiv eine sehr unangenehme Arbeit gleich an erste Stelle der Tagesplanung zu setzen, da man dann am meisten Energie hat und sich am besten konzentrieren kann.

Um besser und effizienter arbeiten zu können ist es gut, wenn man seine persönliche Leistungskurve kennt, denn in den Phasen der höheren Leistungsfähigkeit können Arbeiten erledigt werden, für die eine hohe Konzentration benötigt wird und bei Phasen geringerer Leistungsfähigkeit können dann Routine-Aufgaben erledigt werden.

Natürlich kann man auch noch in der Tagesplanung das Delegieren von gewissen Arbeiten einkalkulieren. Damit hat man Zeit wichtigere Aufgaben zu erledigen.
Hat man eine gute Tagesplanung dann entgeht man sehr viel Stresssituationen und man hat auch noch einen gewissen Zeitgewinn für sich selber.