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Wie man Rechnungen richtig erstellt
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Eine Sache gibt es in jedem Unternehmen, die niemand so gerne macht, aber ohne die das Unternehmen nicht funktionieren kann. Es geht dabei darum, Rechnungen zu schreiben. Werden keine geschrieben, dann kommt das Unternehmen auch nicht zu Einnahmen und das würde das Ende bedeuten. Rechnungen zu schreiben ist immer verpönt gewesen, weil man da auch schnell einen Fehler machen kann. Schließlich gibt es eine Menge Dinge, die man beim Schreiben der Rechnung zu beachten hat, die man auf keinen Fall vergessen darf. Zunächst einmal gehören die vollständigen Namen und Adressen des Unternehmens und des Rechnungsempfängers in die Rechnung hinein. Das Rechnung stellende Unternehmen muss ebenfalls die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben. Ferner müssen Rechnungen mit einer Nummer versehen sein, die sich später eindeutig zuordnen lässt. Der nächste wichtige Punkt ist, die genaue Bezeichnung von Art und Menge des Rechnungsgegenstandes, und zwar mit Einzelpreis und Gesamtpreis. Nun ist der Steuersatz in die Rechnung mit aufzunehmen und ein Zeitpunkt, zu dem die Rechnung fällig wird. Heute ist das Schreiben einer Rechnung nicht mehr so schwierig, denn es gibt sehr gute Rechnungsvorlagen für das Erstellen von Rechnungen. Wenn man diese verwendet, dann muss man nur noch vorgefertigte Felder mit den entsprechenden Daten ausfüllen. Wenn man dazu Vorlagen verwendet, die am PC bearbeitet werden, dann hat das einen weiteren großen Vorteil. In diesem Fall werden durch die Eingabe der Daten auch gleich Berechnungen durchgeführt. So kann man mit Vorlagen für eine Rechnung das notwendige Schreiben sehr schnell erledigen. Die Vorlagen sind sogar so konzipiert, dass sie auf das Briefpapier des Unternehmens gedruckt werden können. Wer verpflichtet ist Leistungsempfängern eine entsprechende Rechnung auszustellen, muss dabei einige Anforderungen beachten. Rechnungen müssen dabei mit folgenden Pflichtangaben versehen sein: - Name und Anschrift des Empfängers - Ihr eigener Name und ihre Anschrift - Die Steuernummer oder entsprechende Umsatzsteuer Identifikationsnummer (USt-IdNr.) - Der Schriftzug "Rechnung" oder eine entsprechende Bezeichnung sollte deutlich erkennbar sein - Datum der Erstellung der Rechnung - Rechnungsnummer muss vorhanden sein - Bezeichnung und Menge der jeweiligen Leistung, bzw. der Ware - Datum der Leistung, bzw. der Lieferung - Aufgegliederte Nettobeträge - Aufgegliederte Steuerbeträge (evtl. mit Hinweis aus Steuerbefreiung) - Hinweis auf Minderungen (z.B. Boni, Skonti und Rabatte) - Bei einem privaten Rechnungsempfänger muss der Hinweis auf eine zweijährige Aufbewahrungspflicht vorhanden sein - Bei Auslandslieferungen die USt-IdNr (die eigene und vom Empfänger) - Um die Rechnung ihrem Aussteller eindeutig zuweisen zu können, muss ebenfalls verbindend die Steuernummer angegeben werden. Geschrieben von Gil Wagner ( gilvaosu [at] gmail.com ) |
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