Die Sicherheit von Daten im Büro

Wer sich der Sicherheit seiner Daten sicher sein will, sollte dieses Thema nicht auf die leichte Schulter nehmen. In jedem Büro ist der Schutz vertraulicher Daten, ob es die eigenen, die von Mitarbeitern oder Kunden sind, ein Muss. Um die Sicherheit firmeninterner Daten zu gewährleisten, muss man einige Schritte befolgen. Es kann schnell passieren, dass Unbefugte Zugang zu diesen bekommen. Wenn so etwas passiert, kann dies fatale Auswirkungen für das Unternehmen haben, denn nicht jeder hat Gutes im Sinn. 

Hierbei muss es sich nicht einmal um Außenstehende handeln. Auch Kollegen oder Geschäftspartner, könnten sich an den für sie nicht bestimmten Daten bereichern, um sich daraus einen eigenen Vorteil zu verschaffen. Im Büroalltag sollte man deshalb darauf achten, dass wichtige Dokumente nach der Bearbeitung gut weggeräumt werden, in besonders vertraulichen Fällen sollten diese sogar weggeschlossen werden. Hier reicht nicht nur die Schreibtisch Schublade, sondern man sollte sie in einem abzuschließenden Schrank oder Tresor lagern. Dies gilt selbstverständlich nicht nur für Papiere, sondern auch für Sicherungskopien, -disketten oder CDs. Für den Fall, dass vertrauliche Informationen weitergegeben werden müssen, sollte dies entweder persönlich oder schriftlich nur in einem verschlossenen Umschlag geschehen.

Man sollte in einem solchen Fall nicht auf Faxe oder Emails zurückgreifen, denn diese bieten keinen sonderlich hohen Sicherheitsgrad. Auch der eigene PC kann zu einer Quelle für Unbefugte werden, um an Informationen zu gelanden. Dieser sollte deshalb immer gesperrt werden, wenn man den Raum verlässt, auch wenn es nur kurz ist.

Die Vernichtung von Altakten ist ein weiterer wichtiger Punkt. Es reicht nicht, alte Dokumente einfach in den Müll zu werfen. Zu groß ist das Risiko, dass jemand sich auch dann noch an diesen vergreift. Ein Aktenvernichter im Büro ist also ein Muss in jeder Firma. Für kleinere Büros ist hier der Mercury Aktenvernichter RSM1130 Mikro-Partikelschnitt vom Hersteller Rexel zu empfehlen. Der moderne Schredder ist auf strenge Sicherheitsanforderungen ausgelegt und zerkleinert hochsensible Dokumente. Hierfür wird das System des Mikro-Partikelschnitts verwendet, das der Sicherheitsstufe 4 entspricht und die Dokumente in 1,9x15 mm zerkleinert. Er fasst bis zu 12 Blatt auf einmal und ist mit einer Anti-Papierstau Technologie ausgestattet. Ideal für kleine Büros, in denen die Sicherheit groß geschrieben wird.