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Eine Software wie Lotus Notes muss für einen reibungslosen Büroablauf ständig zugriffsbereit sein. Auch muss die Integrität der verarbeiteten Dokumente gewährleistet werden. Um dies sicherzustellen, müssen neben möglichen Mängeln in der Organisation auch menschliche Fehler weitestgehend ausgeschlossen werden können. Entsprechendes Training und Schulungen können so die Effizienz des Umgans mit Lotus Notes steigern. Aber auch ganz einfach eine saubere und überlegte Arbeitsweise tragen dazu bei, über Lotus Notes keine Datenbestände zu schädigen oder falschem Zugriff auszusetzen.
Dabei müssen die Mitarbeiter bewusst handeln und dürfen sich keine Lockerheiten erlauben. Im Umgang mit Dokumenten muss alles seine Richtigkeit haben, vor allem, wenn sie über eine Groupware wie Lotus Notes angelegt, abgelegt und bearbeitet werden. Der Fehler eines Mitarbeiters kann nicht nur für ihn selbst sondern auch für andere Konsequenzen haben. Denn unter Lotus Notes sind Terminverwaltung, Kalender und Mailarchive je nach Zugriffsberechtigung für ganze Abteilungen oder Projektgruppen zugänglich – was bei verantwortungsvollem Umgang auch mehr als sinnvoll ist und die Produktivität steigert.
Damit alle berechtigten Mitarbeiter auch ihre Arbeiten sinnvoll erledigen können, muss dafür gesorgt sein, dass der Zugriff auf die Datenbanken entsprechend konzipiert und auf die Menge der Anwender ausgelegt ist. Zudem dürfen sich die Kommunikationsverbindungen nicht unkontrolliert aufbauen, so dass nur die berechtigten Nutzer über ihre Clients Zugriff auf die Dokumente haben. Je mehr Mitarbeiter mit Lotus Notes zu tun haben und gemeinsam Datenbanken nutzen, desto wichtiger ist eine fehlerfreie Administration. Die IT-Admins der Firma müssen sich ihrer Verantwortung stets bewusst sein.
Da Lotus Notes viele Möglichkeiten der Verschlüsselung bietet, ist auf den Umgang mit den Passwörtern ebenfalls zu achten. Die Integrität wichtiger Daten darf durch fahrlässigen Umgang mit Passwörtern nicht gefährdet werden. Die Passwörter müssen nach Möglichkeit regelmäßig geändert werden, auch dürfen sie nicht zu leicht sein. Zudem sollten die verschiedenen Zugriffsebenen auf Lotus Notes auch mit unterschiedlichen Passwörtern ausgestattet werden.
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Geschrieben von Elke Lohre ( elke.lohre [at] onmeco.de )
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