Vereinfachte Archivierung durch die elek

In Deutschland laufen viele Behördenvorgängen über das gedruckte Papier ab, denn Deutschland ist für seinen Formularwahnsinn in aller Welt bekannt. Da aber in einem zunehmenden Maße die Digitalisierung auch die Behörden ergreift, spielt die elektronische Akte eine immer größer werdende Rolle bei der Bearbeitung von verwaltungstechnischen Aufgaben.

Bei der elektronischen Akte handelt es sich um die Digitalisierung von sämtlichen Dokumenten, die es bislang nur in Papierform gab. So können diese Dokumente von den entsprechenden Stellen nicht nur schneller übertragen und damit schneller bearbeitet erden, sondern vor allem die Archivierung kann so kostenmäßig auf ein Minimum reduziert werden. Der Platzbedarf für physische Akten ist selbstverständlich wesentlich höher, als es bei einer digitalisierten Form der Fall ist. Ein höherer Platzbedarf bedeutet auch wesentlich höhere Kosten. Erreicht wurde in der Vergangenheit schon viel mit der elektronischen Akte, denn so ist beispielsweise seit einigen Jahren die digitale Erstellung und Übertragung der Steuererklärung möglich. Bleibt abzuwarten, ob sich die elektronische Akte auch in vielen weiteren behördlichen Bereichen etablieren kann. Jedoch eignet sich die elektronische Akte nicht nur für Behörden, denn auch viele Unternehmen können in ihren Verwaltungen viel Geld durch die Digitalisierung sparen. Auch hier ist es wieder der Aspekt der schnelleren Bearbeitung und kostengünstigeren Archivierung, die für den Einsatz der elektronischen Akte spricht.

Besonders im Bereich des Lizenzmanagement kommt die Digitalisierung zum Tragen. Für jede EDV-Anlage muss es eine Software geben, damit Arbeitsabläufe realisiert werden können. Nun kann man nicht von einer CD-ROM beliebig viele Kopien erstellen, sondern muss für jeden Computer, für die Software, eine Lizenz kaufen. Der Kauf und die Verwaltung ist dabei die Aufgabe des Lizenzmanagement.

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